PROCESO ADMINISTRATIVO: ORGANIZACIÓN

Barrancabermeja mayo 07 de 2020

Guía # 5


ORGANIZACIÓN

El proceso de “organización” hace referencia a los recursos que una empresa debe utilizar para alcanzar sus estrategias. Si el proceso de planeación define lo que hay qué hacer, el proceso de organización determina cómo hay que hacerlo. En el proceso de organización se definen los niveles de autoridad, los mecanismos de coordinación y la división del trabajo en departamentos y cargos específicos.

Figura 1. Organigrama.

Formalización

Son las normas y reglamentos que prescriben cómo, cuándo y por qué se ejecutan las tareas, con lo cual se busca gobernar el comportamiento de los miembros de la empresa. Mientras más formalización, más normatividad existirá: rutinas, procedimientos, formularios, información escrita, aprobaciones, firmas reconocidas, etc. A mayor formalización, mas burocracia, mas rutina. La formalización se hace a través de:

- El cargo: especificaciones del cargo en la descripción de funciones

- El flujo de trabajo: instrucciones y procedimientos detallados de cómo ejecutar las tareas

- Las reglas y reglamentos: formalización procedimental de todas las situaciones posibles (quién puede hacer algo, cuándo, para quién, con autorización de quién)

Centralización

Hace referencia a la localización y distribución de la autoridad para tomar decisiones. La centralización implica concentración de la toma de decisiones en la cima de la organización. Todas las decisiones deben ser llevadas hacia la cúpula, quienes se ocupan de qué debe hacerse, incluidos los detalles más insignificantes.

Figura 2. centralización y descentralización.

Integración

Son los medios de coordinación y enlace de las partes que conforman la organización. A mayor diferenciación (división del trabajo) mayor será la heterogeneidad de la estructura y mayor será la necesidad de lograr coherencia, armonía y sinergia. La división del trabajo dispersa y fragmenta, la integración, en cambio, interrelaciona e interconecta. Los esquemas más usados para lograr la integración (solucionar conflictos) son:

- Jerarquía administrativa: Se enfoca en la solución común de problemas entre dos o más subunidades

-  Departamentalización: Se busca la división horizontal para lograr la especialización por departamentos

- Staff (asesoría): Se utilizan especialistas funcionales que apoyan al directivo (sobrecarga)

-  Comisiones y fuerzas de tarea: Son reuniones o equipos de trabajo interdisciplinarias o entre unidades para decidir rápidamente

- Reglas y procedimientos: Se establecen formas para decidir rutinariamente.

- Objetivos y planes: Similar a las reglas, pero funciona por un tiempo limitado.

- Distribución física (arquitectura): El layout se hace de forma tal que integre a quienes deben comunicarse con más frecuencia

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

VERTICAL

HORIZONTALES





PLANO