Guía # 7
CONTROL
Entendemos
el control como un proceso regulador entre la planeación y la ejecución. Para Chiavenato, El control
es la función administrativa que mide y evalúa el desempeño y toma acción
correctiva cuando se necesita y por lo tanto es
un proceso esencialmente regulador. El control estratégico u
organizacional se refiere a los aspectos que tienen que ver con la empresa como
un todo en un contexto a largo plazo,
genérico y sintético.
La
finalidad del control es de doble vía. Por una parte es anticipadora y por otra
es correctiva. Es anticipadora o preventiva cuando se centra en detectar fallas
potenciales para evitar o minimizar su impacto en el futuro. Es correctiva o
concurrente cuando su foco está en descubrir anomalías tanto en la planeación
como en la ejecución, proponiendo medidas que permiten su corrección o
encauzamiento.
Fases del Control
El control es una herramienta de
retroalimentación clave en la administración. Al efectuar el proceso
administrativo de control, se busca determinar si el desempeño actual cumple o
no con los estándares establecidos.
Desempeño,
en general, significa los resultados obtenidos por una organización, sean esto
buenos o malos. El desempeño es, entonces, el resultado que se obtiene del trabajo individual y
colectivo al interior de una empresa y por tanto puede medirse como el
desempeño de la persona (evaluación del desempeño),
desempeño del equipo y desempeño organizacional.
El estándar significa el nivel de referencia, contra el cual
se va establecer un punto de comparación. De esta forma, un estándar se
convierte en una norma o acuerdo que especifica con precisión lo que se espera
cumplir en la planeación, expresado en forma de características, guías o
reglas.
Establecimiento
de estándares: Los patrones o estándares,son normas o niveles que se desean lograr y por tanto
representan el desempeño deseado. Existen varios tipos de patrones: Patrón de
cantidad (número de empleados, volumen de producción o venta, rotación de
inventarios, índice de accidentes). Patrones de calidad (funcionamiento de la
máquina, calidad del producto). Patrones de tiempo (permanencia media del
empleado en la empresa, ciclo de producción, tiempo de procesamiento de
pedidos).
Medición del desempeño: La evaluación del desempeño
consiste en establecer el origen y la interpretación de las mediciones, así
como la unidad de medición de tal
forma que ésta sea comprensible. Se debe tener claridad sobre lo que se quiere medir para no caer en
confusiones. Medir el desempeño consiste, entonces, en asignar un valor
cuantitativo acerca de un resultado observado, de una forma regular y programada. Un ejemplo de medición podría
ser la medición del volumen de ventas en un período específico.
Acciones correctivas: El
proceso de control no termina cuando se detecta
una desviación. Éste debe establecer una medida correctiva que garantice que la actividad vuelva a su cauce normal. El
proceso de control debe establecer qué, cuándo, cuánto, cómo, dónde y quién
debe establecer la corrección
Tipos y niveles de control
En toda organización, en general, existen tres niveles de
control, los cuales se aplican según el nivel jerárquico que ocupe el directivo
respectivo. De esta forma, los niveles de control son el nivel institucional,
el nivel intermedio y el nivel operacional.
A cada nivel corresponde un tipo de control. Al nivel
institucional corresponde el control estratégico que ejerce el directivo, al
nivel intermedio corresponde el control
táctico que ejerce el gerente, al nivel operacional corresponde el control
operacional que ejerce el supervisor.
Control Estratégico
Es el sistema de decisiones en el nivel institucional que
controla el desempeño y los resultados de la empresa en su totalidad con base
en la información del ambiente interno y externo:
·
Desempeño global de la empresa (recursos)
·
Informes contables
·
Control de ganancias y pérdidas
·
Control del factor humano
Control Táctico
También conocido como control
departamental, es aquel que se ejerce en el nivel intermedio de la
organización. Su espacio de tiempo es el mediano
plazo y se refiere a los aspectos menos globales de la empresa, abordando cada
unidad de la empresa (departamento) de forma aislada
El control táctico consiste en
medir y corregir el desempeño para asegurar que los objetivos empresariales y
los planes establecidos se cumplan. Desde el presidente hasta el supervisor de
primera línea, todo administrador debe asegurarse de que lo efectuado
concuerda con lo que se pretendía hacer, ajustando las operaciones a los
patrones predeterminados
-
El estándar es el resultado
esperado en la planeación departamental y por tanto
hacer referencia a la planeación táctica.
-
La evaluación del desempeño táctico
implica garantizar que los resultados estén
dentro de los límites establecidos.
-
En la comparación entre el estándar
y el resultado, se establece un sistema de información gerencial el cual
permite evaluar el funcionamiento del departamento.
-
La acción correctiva se pone en
marcha cuando suceden acciones indeseables en el departamento, o para evitar
que sucedan.
Control Operacional
Es el control que se hace directamente sobre la ejecución de
las tareas y operaciones realizadas por el personal no administrativo u
operativo de la empresa. Su espacio
de tiempo es el corto plazo y su énfasis en el detalle de cada resultado de
cada tarea en el día a día y su acción correctiva es inmediata.
En el control operacional, el centro de atención está en la
actividad individual de la ejecución de las personas, o sea que aquí aplica el
control o evaluación del desempeño individual.
Algunos ejemplos de control operacional pueden ser el
control de tiempos de un proceso, el control de calidad de un lote de
productos, el control de la productividad
parcial de un individuo.
INDICADORES
Un
indicador es un instrumento que permite medir y
comparar dos o más tipos de datos que sirven para elaborar una
medida cuantitativa o una observación cualitativa. Esta comparación arroja un
valor, una magnitud o un criterio, que tiene significado para quien lo analiza.
Indicadores de gestión
Los
indicadores de gestión permiten comparar el desempeño operacional de las
personas en un organización en un determinado periodo de tiempo. Es un
instrumento que permite determinar si se están cumpliendo eficientemente
con los objetivos organizacionales ademas permite tener claro el panorama para
tomar decisiones que permitan incrementar el desempeño y maximizar ganancias.
Indicadores
de efecto
Se
refieren a las consecuencias inmediatas de la formación y desarrollo de
competencias sobre las personas, las empresas o la sociedad. Representan
el encuentro de las acciones formativas, con la demanda de los
participantes.
Algunos
indicadores de efectos:
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