Guía #4
1. PROCESO
ADMINISTRATIVO
Al estudiar las teorías administrativas, desde sus
comienzos, Fayol definió unas funciones
que debería desempeñar la administración, independiente de su tamaño, de su dedicación o de
quiénes sean sus dueños. Estas funciones, para Fayol, eran: Planear, Organizar,
Coordinar, Dirigir y Controlar.
La
administración actual ha superado esta definición funcional y ha propuesto que
no es una serie de funciones desligadas, sino por el contrario, es todo un
macro proceso, por lo que es llamado “Proceso Administrativo”, el cual busca
contextualizar la administración como un conjunto de procesos que interactúan
entre ellos, que ninguno puede existir sin los otros y que en conjunto buscan
alcanzar los objetivos organizacionales. Forman una secuencia continua que no
tiene comienzo ni fin.
2. NIVELES DE LA PLANEACIÓN
Para recordar, simplemente digamos que es anticiparse al
futuro, tomar decisiones sobre ese futuro esperado y asignar los recursos para
que se alcance éste.
Muchas preguntas podrían surgir alrededor de este
concepto, como por ejemplo
¿Es necesario que toda organización haga planeación?
¿Quién debe planear en las organizaciones?, etc. Estos cuestionamientos, si
bien son válidos, no son el punto de comienzo para comprender qué es y cómo se
planea en una organización.
Un nivel organizacional o nivel jerárquico, es una asignación de autoridad dentro de
una organización, en la cual hay unas responsabilidades que provienen de la
división del trabajo. A nivel organizacional, se habla de tres niveles
administrativos, a saber: nivel institucional, nivel intermedio y nivel
operativo. El tipo de
problemas que debe atender cada estrato tienen relación con la dimensión
espacial y temporal en que están ubicados dentro de la empresa
2.1
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Una forma especial de planear de las empresas es llamada
la planeación estratégica, la cual consiste en entender el entorno de la
organización y establecer el rumbo y las acciones para aprovechar lo que le
brinda el entorno o para defenderse de éste.
La administración estratégica se refiere a un conjunto de
decisiones y acciones que se utiliza para formular e implementar los objetivos
y las estrategias que servirán
para la adaptación y la definición competitiva de la empresa con su entorno.
La administración estratégica es un tipo especial de planeación, que consiste en elaborar los planes de
acción para que los objetivos y las estrategias se vuelvan realidad, lo que en
últimas busca es definir quién, qué, cómo, cuándo, dónde, cómo y con qué, en un
proceso que se llama “elaboración de planes de acción”.
Los pasos para el desarrollo de la planeación estratégica
son:
Definir misión, visión, valores y los objetivos de largo
plazo de la empresa
Es un enunciado claro que describe el tipo de negocio en
el que se halla (o desea estar) la compañía. Lo que busca es definir de una
forma concisa el propósito que logra alcanzar la compañía en la sociedad o en
la economía. Con ella se proporciona el contexto en el cual se formulan las líneas
específicas de negocios en las cuales se involucrará la empresa y las
estrategias con las cuales operará.
La misión contesta a cuatro preguntas clave: ¿Qué
necesidades satisface la empresa? ¿A quién se dirige la empresa? ¿Cómo logrará
sus objetivos? ¿Por qué existe la compañía? Al responder a estas preguntas, se
llega a la definición de la misión empresarial.
- Qué: No es definir los productos que
ofrece la empresa, sino especificar cuál o cuáles
son las necesidades que cubre.
- A quién: Ninguna compañía es
capaz de satisfacer todas las necesidades de todos los clientes. Por eso debe
definir para quién se orienta, a que tipo o segmento de clientes trata de satisfacer.
- Cómo: Es la forma a través de la cual
la compañía tratará de lograr sus metas, es el medio que utilizará, la
estrategia general.
Es el deseo de lo que quiere ser la organización en el
futuro. Busca visualizar el futuro definiendo cómo será la organización. Es el
sueño que quiere alcanzar la empresa. Para alcanzarla, se requiere el esfuerzo,
la dedicación y el compromiso de toda su gente, para que con sus acciones se
alcance dicho futuro deseado.
La visión pretende mostrar el camino a seguir, generando
entusiasmo hacia ese propósito, confianza en el liderazgo y criterios claros
para alcanzar el éxito. Los componentes de la visión son los mismo que los de
la misión, pero expresados en términos futuros.
Un valor es un concepto que encierra un sentido de valía,
de excelencia, de perfección, que busca orientar el comportamiento humano, su
conducta. Ej: rectitud, transparencia, lealtad, confidencialidad.
Los valores para una compañía se buscan en los miembros
del equipo de planeación, los valores actuales, la filosofía de trabajo, la
cultura organizacional predominante, los valores de los grupos de interés. Principios
Un principio es una aplicación práctica de un valor. El
principio determina la forma como el valor se cumplirá.
Ej: Valor: “honestidad”. Principio: “la empresa está
comprometida con la transparencia
en todas sus acciones”.
Un principio es una aplicación práctica de un valor. El
principio determina la forma como el valor se cumplirá.
Ej: Valor: “honestidad”. Principio: “la empresa está
comprometida con la transparencia
en todas sus acciones”.
Es una expresión de un fin que se quiere conseguir, el
cual se fija para mostrar la orientación de los esfuerzos que se deben hacer.
También podemos entenderlo como un enunciado escrito que
señala un resultado que se desea alcanzar en un tiempo determinado. Los
objetivos pueden ser a largo plazo, a mediano plazo o a corto plazo:
Objetivos de largo plazo: Son los objetivos generales de una empresa, que tienen un
carácter más especulativo. Sirven para definir el futuro deseable del negocio en un lapso entre tres a
cinco años generalmente. Por su característica de
poca especificidad y largo plazo, se le llaman objetivos
estratégicos. Ej: “Consolidar
el patrimonio”, mejorar la tecnología”.
Objetivos a mediano plazo: Estos objetivos son menos especulativos y se basan en
los objetivos estratégicos, para complementarlos o ayudarlos a cumplir. Son los
objetivos formales de la empresa, que se fijan generalmente en cada área de la
dicha organización para que se enfoquen en su propósito, en un período alrededor
de un año. Se les llama objetivos tácticos. Ej: “Reducir la cartera morosa”
(finanzas), “desarrollar el personal” (gestión humana).
Objetivos a corto plazo: Son objetivos que se realizan en menos de un año. Se
caracterizan por su especificidad y detalle. Se les llama objetivos
individuales u operacionales pues son los que cada empleado debe alcanzar en su
actividad laboral. Siempre van acompañados de un plan que garantice su
cumplimiento. Ej: “Bajar
la cartera morosa al 5%, mediante el cobro preventivo, para el próximo
semestre”.
2.2
Planeación Táctica
La planeación táctica comienza cuando termina la
planeación estratégica, pues lo que se busca con ella es desarrollar a un nivel
intermedio las estrategias planteadas, para desarrollarla a nivel de cada área
en un lapso de tiempo menor y con una complejidad más reducida.
Cuando hablamos de planeación, hacemos referencia a la
anticipación de lo que se
debe hacer, partiendo de unas hipótesis de la realidad que se espera y de la realidad actual. Se trata entonces,
de tomar ciertas decisiones antes de que lleguen los problemas, que
inevitablemente surgirán
2.3
Planeación Operacional
La planeación operacional u operativa hace referencia a
la planeación del día a día. Con ella lo que se busca es dar respuesta a las
preguntas de “qué hacer” y “cómo hacerlo”. Su enfoque está en las personas que
se encuentran en el nivel operacional, a nivel de gerentes de línea o de
supervisores.
Con la planeación operacional se establecen los
resultados óptimos que se desean alcanzar, a través de las acciones futuras que
contribuyen a alcanzar los objetivos organizacionales.
La planeación operativa es, en últimas, la administración
de la rutina. Es garantizar que los procedimientos se establezcan y se cumplan
por parte de las personas adecuadas. Los planes operacionales que describe
Chiavenato (Administración:Teoría, Proceso y Práctica, pp. 186 a
197), son: procedimientos, presupuestos, cronogramas y reglamentos.
