CONTEXTO EMPRESARIAL Y TEORÍA DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL

 

Barrancabermeja, marzo 31 de 2020

GUÍA N° 3 

Resultados de aprendizaje

Identificar las actividades Administrativas básicas que debe desarrollar una organización en un contexto organizacional específico

1. CONTEXTO  EMPRESARIAL

  

¿QUÉ ES ADMINISTRAR?

Podemos entender la administración como una serie de herramientas, de prácticas y de principios que tienen como finalidad conseguir los objetivos de la organización, valiéndose de la toma de decisiones anticipadas, que permitan aprovechar los recursos, especialmente con base en el esfuerzo de las personas.

Si bien es cierto no pretendemos dar una definición formal del concepto, si queremos abarcar una serie de elementos que conforman el sentido y el propósito de la administración. Vamos a detallar un poco los términos fundamentales:

Herramientas: Toda la historia de la administración se ha caracterizado por el uso de una serie de elementos que sirven para conseguir los objetivos organizacionales. Es así como cada vez más aparecen una serie de instrumentos que al ser empleados en la forma adecuada, permiten llegar a las metas trazadas.

Prácticas: En el mundo organizacional, se van gestando nuevas ideas y nuevos mecanismos para alcanzar los objetivos, los cuales son empleados por las organizaciones para establecer una serie de acciones que garanticen el éxito de sus objetivos. En la medida en que otras organizaciones adoptan estas ideas y acciones, se convierten en estándares, a los que se les denomina “prácticas”.

Principios: Para que exista uniformidad de aplicación y unidad de criterios, la administración ha ido desarrollando una serie de preceptos, reglas y normas que sirven de orientación y aclaración para la práctica administrativa, con los cuales se pretende garantizar que la acción de todo administrador es coherente con la esencia misma de la administración.

Objetivos: Toda organización tiene por lo menos un propósito. Pero más allá de éste, la organización se plantea una serie de fines que desea alcanzar para volver realidad su futuro.

Decisiones: Tomar una decisión es elegir entre varias alternativas. La administración toma decisiones anticipadas, esto es, antes de que sucedan

algunos acontecimientos, con la finalidad de orientar las acciones de la organización hacia un futuro deseado que se construye día a día.

Recursos: Los elementos que se manejan en una organización, esencialmente son los humanos, los financieros, los materiales y la información. Es a través del uso de los recursos que la administración alcanza sus objetivos.

Esfuerzo: Ningún concepto o principio puede aplicarse, ni ningún objetivo puede lograrse sin que haya un impulso voluntario y un empeño más allá de lo normal para conseguir los objetivos esperados. El esfuerzo es la dedicación que las personas ponen en el empeño de alcanzar los objetivos.

2. EFECTIVIDAD: EFICIENCIA + EFICACIA

2.1 EFICIENCIA

Toda organización debe disponer de unos recursos, sin los cuales sería imposible que ella existiera. El uso de estos recursos permite que la organización obtenga sus productos o sus servicios.

Cuando los recursos son empleados inteligentemente, hacemos un uso racional de ellos y por tanto no se desperdician. A esto se le llama eficiencia. La eficiencia permite que los productos y servicios de la organización se obtengan a menores costos y en menores tiempos.

Por el contrario, cuando los recursos se desperdician, cuando no somos racionales en el uso de los recursos, se dice que la organización es ineficiente. Podemos afirmar que la eficiencia es hacer las cosas correctamente

2.2 EFICACIA

Uno de los puntos clave que se tiene en cuenta cuando se define la administración, es la definición de unos objetivos que se pretenden alcanzar. Por ahora, vamos a entender el concepto de objetivo como sinónimo del concepto de meta, aunque existen grandes diferencias entre ellos, como lo aclararemos luego en esta cartilla.

Un objetivo no se consigue por sí sólo, sino que implica una serie de acciones que garanticen que estos se vuelvan realidad, que se alcancen.

La eficacia, hace referencia al logro de los objetivos, por lo que si un objetivo se consigue, se dice que hubo eficacia, mientras que si no se consigue, se dice que la organización fue ineficaz. Una organización cuando hace lo que tiene que hacer, se dice que es eficaz.

En este punto es importante aclarar que la palabra efectividad es un anglicismo, que se ha tratado de interpretar como la combinación entre eficiencia y eficacia. Recomendamos no utilizar mucho este vocablo, pues tiende a confundirse con el concepto de productividad, que tiene un significado muy preciso y de mucha trascendencia para la administración.



3. TEORÍA DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Se le atribuye a James Beckhard la asignación del nombre de Desarrollo Organizacional a la necesidad de las organizaciones de dar respuesta al dilema planteado entre lograr una buena productividad en las empresas al tiempo que mantener un personal completamente satisfecho.

El concepto de Desarrollo Organizacional, que ha tenido tanta acogida en la administración actual, se entiende como todas las acciones planeadas que se llevan a cabo al interior de una Organización para transformar la cultura, los sistemas y el comportamiento de las personas en busca de aumentar la eficiencia y la eficacia organizacionales. Esta definición se le atribuye a Bennis. Se resalta el hecho de que los cambios son planeados y no improvisados o eventuales, con un enfoque a la transformación cultural, estructural y comportamental.

Se han identificado algunas necesidades de cambio en las organizaciones, que en general tienen que ver con el cambio en la estrategia, el clima organizacional, la cultura, la estructura, la colaboración, la comunicación, la planeación, la motivación y la solución de problemas.

Algunos puntos que se deben definir para tener claridad sobre la Teoría del Desarrollo Organizacional, son:

Cultura Organizacional: La mejor manera de entender este concepto es a través de la expresión “cultura organizacional es la forma en que se hacen las cosas en una organización”. La cultura se forma y se arraiga a través de la historia de cada organización y se refleja en la forma habitual de pensar, de actuar, de sentir al interior de dicha empresa. Podríamos afirmar que la cultura tiene que ver con el comportamiento y el desempeño colectivo. Una cultura puede ser fuerte si está arraigada y débil si es maleable. Pero una cultura puede cambiarse de manera fácil o difícil, dependiendo de su arraigamiento.

Clima Organizacional: La cultura organizacional se refleja en las empresas a través del clima o ambiente organizacional. Entendemos que clima organizacional es la atmósfera psicológica que procede de los comportamientos, de la gestión y de las políticas, que se expresa en las interacciones personales, el cual puede ser o no satisfactorio y que se identifica muy especialmente con la “moral” (ánimo, disposición, motivación) de los trabajadores.

Cambio Organizacional: Definir la palabra y el concepto de cambio es un tema bien complejo. Cambiar significa hacer algo de forma diferente, en el contexto organizacional. Es pasar de un estado actual de cosas (situación actual) a un estado previsto planeado (situación ideal) que se considera mejor que la anterior, rompiendo la inercia de la forma de ser y hacer de la organización. Una organización no puede quedarse estática, pues sus estrategias, su cultura, su estructura e incluso sus procesos requieren adaptarse a su entorno cambiante. Las mismas fuerzas que componen el entorno general y específico, son las mismas fuerzas que motivan, generan e impulsan el cambio. El cambio siempre genera resistencia, pero éste debe hacerse a pesar y por encima de éstas, si las condiciones muestran que ese es el camino. El cambio no es algo estático, como se dijo, y por ello, todo proceso de cambio debe ser planeado y ejecutado de una forma consciente y estructurada.

Desarrollo Organizacional: Más allá de un simple cambio, así este sea planeado, el desarrollo organizacional tiene que ver con la modificación planeada del comportamiento de las personas, de la cultura, de la estructura misma. Es un esfuerzo de largo plazo que requiere un diagnóstico, un alcance, un objetivo y un proceso de desarrollo. Desarrollo, como lo define Chiavenato, tiene varias connotaciones, tales como procesos de solución de problemas, renovación, administración participativa, empoderamiento y procesos de investigación – acción.

Las características del Desarrollo Organizacional, establecidas por Chiavenato, son: focalización en la organización, orientación sistémica, uso de agentes de cambio, solución de problemas, aprendizaje experimental, desarrollo de equipos, retroalimentación y orientación situacional (Introducción a la Teoría General de la Administración, pp. 651 a 653).

Modelos dentro de teoría de desarrollo Organizacional

REINGENIERÍA

El deseo de hacer que las cosas fueran radicalmente mejores en las organizaciones, llevó a los autores Hammer y Champy en la década de los 90 a proponer un modelo trascendental de cambio, al que llamaron Reingeniería.

La reingeniería se define como un cambio radical y trascendental en los procesos, comenzando nuevamente con la redefinición del negocio y de la empresa. El concepto de Reingeniería es el de volver a definir todo desde cero, es volver a comenzar.

Su fundamentación está en que los procesos son los responsables de que los resultados sean excelentes, por lo tanto, su propuesta es volver a reunificar las actividades que había separado Taylor y darle un nuevo sentido a los procesos, de tal forma que los trabajos vuelvan a hacerse de forma completa, aunque esta vez no se trata del trabajo de una sola persona sino del de un equipo, y para mejorar  la eficiencia se hace un uso intensivo e inteligente de la informática como apoyo a las labores.

BENCHMARKING

No es posible asignarle a un autor concreto la creación del concepto de Benchmarking, aunque si se le atribuye a la empresa Xerox su primera aplicación exitosa y por tanto su conceptualización, en la época de los 80.

Benchmarking significa aprender de los mejores. La filosofía de esta herramienta consiste en entender cómo hace las cosas mi empresa, luego encontrar otra empresa que haga las cosas mucho mejor que la mía (referente), por lo cual establezco la brecha o diferencia entre lo actual y lo ideal. El paso siguiente es estudiar cómo hace las cosas mi referente, aprender de él, entender su proceso y adaptarlo a mis necesidades.

Benchmarking no significa copiar ni hacer espionaje. Significa aprender de otro y adaptarlo a mis necesidades. El benchmarking se hace a los procesos de la empresa y puede aplicarse a una parte de ella o a toda.

La importancia que tiene para la administración este proceso de benchmarking es que es una forma de cambiar la forma de ejecutar los procesos de una empresa por la forma como los hace de forma mejor otra empresa. Es una manera de acelerar los cambios sin tener que mejorar los procesos propios, sino más bien aprender de los que saben.