Barrancabermeja, marzo 31 de
2020
GUÍA N° 3
Resultados de aprendizaje
Identificar las actividades Administrativas
básicas que debe desarrollar una organización en un contexto organizacional específico
- CONTEXTO EMPRESARIAL
¿QUÉ ES ADMINISTRAR?
Podemos entender
la administración como una serie de herramientas, de prácticas y de principios
que tienen como finalidad conseguir los objetivos
de la organización, valiéndose de la toma de decisiones anticipadas, que
permitan aprovechar los recursos, especialmente con base en el esfuerzo de las personas.
Si bien es cierto
no pretendemos dar una definición formal del concepto, si queremos abarcar una serie de elementos que conforman el
sentido y el propósito de la administración. Vamos a detallar un poco los términos fundamentales:
Herramientas: Toda la
historia de la administración se ha caracterizado por el uso de una serie de
elementos que sirven para conseguir los objetivos organizacionales. Es así como
cada vez más aparecen una serie de instrumentos
que al ser empleados en la forma adecuada, permiten llegar a las metas trazadas.
Prácticas:
En el mundo organizacional, se van gestando nuevas ideas y nuevos
mecanismos para alcanzar los objetivos, los cuales son empleados por las
organizaciones para establecer una serie de acciones que garanticen el éxito de
sus objetivos. En la medida en que otras organizaciones adoptan estas ideas y acciones, se convierten en estándares, a
los que se les denomina “prácticas”.
Principios: Para que exista uniformidad de aplicación y unidad
de criterios, la administración ha
ido desarrollando una serie de preceptos, reglas y normas que sirven de orientación y aclaración
para la práctica administrativa, con los cuales se pretende garantizar que la
acción de todo administrador es coherente con la esencia misma de la administración.
Objetivos: Toda organización tiene por lo menos un propósito.
Pero más allá de éste, la organización se plantea una serie de fines que desea
alcanzar para volver realidad su futuro.
Decisiones: Tomar una
decisión es elegir entre varias alternativas. La administración toma decisiones
anticipadas, esto es, antes de que sucedan
algunos
acontecimientos, con la finalidad de orientar las acciones de la organización
hacia un futuro deseado que se construye día a día.
Recursos: Los
elementos que se manejan en una organización, esencialmente son los humanos,
los financieros, los materiales y la información. Es a través del uso de los
recursos que la administración alcanza sus objetivos.
Esfuerzo: Ningún
concepto o principio puede aplicarse, ni ningún objetivo puede lograrse sin que
haya un impulso voluntario y un empeño más allá de lo normal para conseguir los
objetivos esperados. El esfuerzo es la dedicación que las personas ponen en
el empeño de alcanzar los objetivos.
2. EFECTIVIDAD:
EFICIENCIA + EFICACIA
2.1 EFICIENCIA
Toda organización
debe disponer de unos recursos, sin los cuales sería imposible que ella
existiera. El uso de estos recursos permite que la organización obtenga sus
productos o sus servicios.
Cuando los recursos
son empleados inteligentemente,
hacemos un uso racional de ellos y por tanto no se desperdician. A esto se le
llama eficiencia. La eficiencia permite que los productos y servicios de la
organización se obtengan a menores costos y en menores tiempos.
Por el contrario, cuando los
recursos se desperdician, cuando no somos racionales en el uso de los recursos,
se dice que la organización es ineficiente. Podemos afirmar que la eficiencia
es hacer las cosas correctamente
2.2 EFICACIA
Uno de los puntos clave que se tiene en cuenta cuando se define la administración, es la definición de unos
objetivos que se pretenden alcanzar. Por ahora, vamos a entender el concepto de
objetivo como sinónimo del concepto de meta, aunque existen grandes diferencias
entre ellos, como lo aclararemos luego en esta
cartilla.
Un objetivo no se
consigue por sí sólo, sino que implica una serie de acciones que garanticen que
estos se vuelvan realidad, que se alcancen.
La eficacia, hace
referencia al logro de los objetivos, por lo que si un objetivo se consigue, se
dice que hubo eficacia, mientras que si no se consigue, se dice que la
organización fue ineficaz. Una organización cuando hace lo que tiene que hacer,
se dice que es eficaz.
En este punto es
importante aclarar que la palabra efectividad es un anglicismo, que se ha tratado
de interpretar como la combinación entre eficiencia y eficacia. Recomendamos no
utilizar mucho este vocablo, pues tiende a confundirse con el concepto de
productividad, que tiene un significado muy preciso y de mucha trascendencia
para la administración.
3. TEORÍA DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL
3. TEORÍA DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Se le atribuye a James
Beckhard la asignación del nombre de Desarrollo Organizacional a la necesidad
de las organizaciones de dar respuesta al dilema planteado entre lograr una buena productividad en
las empresas al tiempo que mantener un personal completamente satisfecho.
El concepto de Desarrollo
Organizacional, que ha tenido tanta acogida en la administración actual, se
entiende como todas las acciones planeadas que se llevan a cabo al interior de una Organización para
transformar la cultura, los sistemas y el comportamiento de las
personas en busca de aumentar la eficiencia y la eficacia organizacionales.
Esta definición se le atribuye a Bennis. Se resalta el hecho de que los cambios
son planeados y no improvisados o eventuales, con un enfoque a la transformación
cultural, estructural y comportamental.
Se han
identificado algunas necesidades de cambio en las organizaciones, que en
general tienen que ver con el cambio en la estrategia, el clima organizacional,
la cultura, la estructura, la colaboración, la comunicación, la planeación, la
motivación y la solución de problemas.
Algunos puntos que
se deben definir para tener claridad sobre la Teoría del Desarrollo
Organizacional, son:
Cultura Organizacional: La mejor manera de entender
este concepto es a través de la expresión “cultura organizacional es la forma
en que se hacen las cosas en una
organización”. La cultura se forma y se arraiga a través de la historia de cada
organización y se refleja en la forma habitual de pensar, de actuar, de sentir
al interior de dicha empresa. Podríamos afirmar que la cultura tiene que ver con el comportamiento y el desempeño
colectivo. Una cultura puede ser fuerte si está
arraigada y débil si es maleable. Pero una cultura puede cambiarse de manera
fácil o difícil, dependiendo de su arraigamiento.
Clima
Organizacional: La cultura organizacional se refleja en las
empresas a través del clima o ambiente organizacional. Entendemos que clima
organizacional es la atmósfera psicológica que procede de los comportamientos,
de la gestión y de las políticas, que se expresa en las interacciones
personales, el cual puede ser o no
satisfactorio y que se identifica muy especialmente con la “moral” (ánimo,
disposición, motivación) de los trabajadores.
Cambio
Organizacional: Definir la palabra y el concepto de cambio es un
tema bien complejo. Cambiar significa hacer algo de forma diferente, en el
contexto organizacional. Es pasar de un estado actual de cosas (situación
actual) a un estado previsto planeado (situación ideal) que se considera mejor
que la anterior, rompiendo la inercia de la forma de ser y hacer de la
organización. Una organización no puede quedarse estática, pues sus
estrategias, su cultura, su estructura
e incluso sus procesos requieren adaptarse a su entorno cambiante. Las mismas
fuerzas que componen el entorno general y específico, son las mismas fuerzas que motivan, generan e
impulsan el cambio. El cambio siempre genera resistencia, pero éste debe
hacerse a pesar y por encima de éstas, si las condiciones muestran que ese es
el camino. El cambio no es algo estático, como se dijo, y por ello, todo
proceso de cambio debe ser planeado y ejecutado de una forma consciente y estructurada.
Desarrollo Organizacional: Más
allá de un simple cambio, así este sea planeado, el desarrollo organizacional
tiene que ver con la modificación planeada del comportamiento de las personas,
de la cultura, de la estructura misma. Es un esfuerzo de largo plazo que
requiere un diagnóstico, un alcance, un objetivo y un proceso de desarrollo.
Desarrollo, como lo define Chiavenato, tiene varias connotaciones, tales como
procesos de solución de problemas, renovación, administración participativa,
empoderamiento y procesos de investigación – acción.
Las características del Desarrollo
Organizacional, establecidas por Chiavenato, son: focalización en la
organización, orientación sistémica, uso de agentes de cambio, solución de
problemas, aprendizaje experimental, desarrollo de equipos, retroalimentación y
orientación situacional (Introducción a la Teoría General de la Administración,
pp. 651 a 653).
Modelos dentro
de teoría de desarrollo Organizacional
REINGENIERÍA
El deseo de hacer
que las cosas fueran radicalmente mejores en las organizaciones, llevó a los
autores Hammer y Champy en la década de los 90 a proponer un modelo
trascendental de cambio, al que llamaron Reingeniería.
La reingeniería se
define como un cambio radical y trascendental en los procesos, comenzando
nuevamente con la redefinición del negocio y de la empresa. El concepto de
Reingeniería es el de volver a definir todo desde cero, es volver a comenzar.
Su fundamentación está en que los
procesos son los responsables de que los resultados
sean excelentes, por lo tanto, su propuesta es volver a reunificar las
actividades que había separado Taylor y darle un nuevo sentido a los procesos,
de tal forma que los trabajos vuelvan a hacerse de forma completa, aunque esta
vez no se trata del trabajo de una sola persona sino del de un equipo, y para
mejorar la eficiencia se hace un uso
intensivo e inteligente de la informática como apoyo a las labores.
BENCHMARKING
No es posible
asignarle a un autor concreto la creación del concepto de Benchmarking, aunque
si se le atribuye a la empresa Xerox su primera aplicación exitosa y por tanto
su conceptualización, en la época de los 80.
Benchmarking significa aprender de los
mejores. La filosofía de esta herramienta consiste en entender cómo hace las
cosas mi empresa, luego encontrar otra empresa que haga las cosas mucho mejor
que la mía (referente), por lo cual establezco la brecha o diferencia entre lo
actual y lo ideal. El paso siguiente es estudiar cómo hace las cosas mi
referente, aprender de él, entender su proceso y adaptarlo a mis necesidades.
Benchmarking no
significa copiar ni hacer espionaje. Significa aprender de otro y adaptarlo a
mis necesidades. El benchmarking se hace a los procesos de la empresa y puede
aplicarse a una parte de ella o a toda.
La importancia que tiene para la
administración este proceso de benchmarking es que es una forma de cambiar la
forma de ejecutar los procesos de una empresa por la forma como los hace de
forma mejor otra empresa. Es una manera de acelerar los cambios sin tener que
mejorar los procesos propios, sino más bien
aprender de los que saben.
